W drugiej części naszego przewodnika po 12 sprawdzonych strategiach, jak pisać profesjonalne e-maile biznesowe w języku angielskim, zagłębimy się w kolejne 6 kluczowych aspektów, które pomogą Ci doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne. Skupimy się na takich elementach jak dokładne sprawdzanie i redagowanie e-maili, czytanie ich na głos przed wysłaniem, uzyskiwanie feedbacku od native speakerów oraz uczenie się na błędach.
Te dodatkowe wskazówki są niezbędne, aby Twoje e-maile były nie tylko poprawne pod względem językowym, ale również skuteczne i profesjonalne. Wykorzystanie tych strategii pomoże Ci budować mocniejsze relacje biznesowe, zwiększyć swoją wiarygodność i efektywność w codziennej komunikacji. Zapraszamy do lektury, aby pomóc Ci jeszcze bardziej udoskonalić Twoje e-maile i osiągnąć sukces w biznesie.
Precyzja wypowiedzi w e-mailach biznesowych są kluczowe dla efektywnej komunikacji, nie tylko w języku angielskim. Podając konkretne informacje, takie jak daty, liczby, nazwiska czy szczegóły dotyczące zadań, unikasz niejasności i zapewniasz, że odbiorca dokładnie rozumie, czego od niego oczekujesz. Precyzyjne wyrażenia pomagają wyeliminować dowolność interpretacji i ograniczają ryzyko nieporozumień. Na przykład, zamiast pisać "wyślij raport wkrótce", lepiej napisać "wyślij raport do piątku, 15 stycznia, do godziny 17:00".
Umiejętność pisania w sposób konkretny, rzeczowy i merytoryczny zwiększa przejrzystość oraz skuteczność komunikacji, a co za tym idzie, pomaga w efektywnym zarządzaniu projektami, zadaniami i zasobami. Jasne i dokładne informacje sprawiają, że odbiorca wie dokładnie, co ma zrobić, co przyczynia się do lepszej organizacji pracy i zwiększa produktywność zespołu. W rezultacie, e-mailach biznesowych prowadzą do bardziej efektywnej współpracy i osiągania celów projektowych.
Podawaj konkretne daty, liczby, nazwiska i inne szczegóły, zamiast ogólników.
General: "Please send the report soon."
Specific: "Please send the report by Friday, January 15th, by 5:00 PM."
General: "Contact the team about the project."
Specific: "Contact Anna Kowalska from the project team by the end of the day on Tuesday, January 12th."
General: "We have a few tasks to complete."
Specific: "We have three tasks to complete: prepare the presentation for the meeting, update the financial report, and gather client data by Friday, January 15th."
General: "We will finish the project soon."
Specific: "We will finish the project by Wednesday, January 20th."
General: "Please pay the invoice as soon as possible."
Specific: "Please pay invoice number 12345 by Monday, January 18th."
General: "The meeting will take place next week."
Specific: "The meeting will take place on Wednesday, January 13th, at 10:00 AM in Conference Room B."
General: "Prepare the documents for sending."
Specific: "Prepare the documents for sending by Friday, January 8th, and send them to John Smith."
General: "We need to discuss some issues."
Specific: "We need to discuss budget issues, the schedule, and resource allocation during our meeting on Thursday, January 14th."
General: "Please send the information."
Specific: "Please send the project cost information by Thursday, January 7th, by 12:00 PM."
General: "Our team is working on the project."
Specific: "Our team is working on the XYZ project and plans to complete phase one by the end of January 2025."
Niejasne sformułowania są niepożądane, a mogą być wręcz szkodliwe w komunikacji biznesowej, ponieważ prowadzą do nieporozumień, niedotrzymanych terminów. Gdy instrukcje lub informacje nie są jasne, odbiorca może je interpretować na różne sposoby, co może skutkować działaniami niezgodnymi z intencjami nadawcy. Może to powodować opóźnienia, błędy i frustrację dla obu stron. Dodatkowo niejasne sformułowania mogą wywołać wrażenie braku profesjonalizmu i braku dbałości o szczegóły, co może doprowadzić do nadszarpnięcia wiarygodności i zaufania.
Vague: "soon"
Specific: "by Friday, January 15th"
Vague: "ASAP"
Specific: "within 24 hours" or "by end of day today"
Vague: "in the near future"
Specific: "by the end of next week"
Vague: "at your earliest convenience"
Specific: "by Tuesday, January 12th"
Vague: "later"
Specific: "by 3:00 PM today"
Vague: "next week"
Specific: "during the week of January 11th to January 15th"
Vague: "sometime"
Specific: "on Thursday, January 14th, at 2:00 PM"
Vague: "eventually"
Specific: "by the end of the month"
Vague: "shortly"
Specific: "within the next hour"
Vague: "as needed"
Specific: "when the budget exceeds $10,000"
Czytanie e-maili na głos przed wysłaniem jest prostą, ale niezwykle skuteczną techniką, która pomaga wychwycić błędy stylistyczne, które bez tego pozostałyby niezauważone. Podczas czytania na głos dużo łatwiej zauważyć zbyt długie lub skomplikowane zdania, które mogą być trudne do zrozumienia. Ten proces pozwala również wychwycić niejasne sformułowania, które mogłyby prowadzić do nieporozumień.
Dodatkowo, czytanie na głos pomaga lepiej ocenić ton i styl e-maila, zwrócić uwagę na rytm i płynność tekstu, co przyczynia się do lepszej komunikacji i odbioru wiadomości. Regularne stosowanie tej techniki sprawi, że Twoje e-maile będą bardziej klarowne, zrozumiałe i pozbawione błędów, co z pewnością pozytywnie wpłynie na Twój wizerunek i skuteczność zaplanowanych działań.
Czytanie e-maili na głos przed wysłaniem jest prostą, ale niezwykle skuteczną techniką, która pomaga wykryć błędy i poprawić czytelność wiadomości. Kiedy czytasz na głos, łatwiej zauważysz zbyt długie lub skomplikowane zdania, które mogą być trudne do zrozumienia dla odbiorcy. Ten proces pozwala również wychwycić niezręczne lub niejasne sformułowania, które mogłyby prowadzić do nieporozumień.
Dodatkowo, czytanie na głos pomaga lepiej ocenić ton i styl e-maila, a także zwrócić uwagę na rytm i płynność tekstu, co przyczynia się do lepszej komunikacji i odbioru wiadomości przez odbiorcę. Regularne stosowanie tej techniki sprawi, że Twoje e-maile będą bardziej klarowne, zrozumiałe i pozbawione błędów, co z pewnością pozytywnie wpłynie na Twoją skuteczność komunikacji.
Grammarly:
Funkcje: Sprawdza gramatykę, ortografię, interpunkcję i styl. Zawiera sugestie dotyczące przejrzystości i zwięzłości tekstu.
Zastosowanie: Aplikacja jest dostępna jako rozszerzenie przeglądarki, aplikacja komputerowa oraz integracja z Microsoft Word i Dokumentami Google.
Hemingway Editor:
Funkcje: Podkreśla złożone zdania, przysłówki, stronę bierną i inne problemy z czytelnością. Pomaga poprawić strukturę zdań i czytelność.
Sposób użycia: Dostępne jako narzędzie online i aplikacja komputerowa.
Microsoft Word Editor:
Funkcje: Wbudowany moduł sprawdzania pisowni i gramatyki. Zawiera sugestie dotyczące stylu, przejrzystości i zwięzłości.
Zastosowanie: Zintegrowany z Microsoft Word i Office 365.
Uzyskiwanie feedbacku od native speakerów lub osób zawodowo zajmujących się komunikacją w języku angielskim jest niezwykle wartościowe, ponieważ mogą oni wychwycić subtelne błędy, które mogą umknąć osobom mniej zaawansowanym językowo, takie jak niewłaściwe użycie idiomów, kolokacji. Ich opinie pomagają w doskonaleniu umiejętności językowych, poprawiając zarówno gramatykę, jak i styl pisania.
Regularne konsultacje pozwalają na bieżąco poprawiać błędy i unikać ich w przyszłości, co zwiększa poprawność komunikacji biznesowej w przyszłości. Dodatkowo, feedback może pomóc w lepszym dostosowaniu tonu i stylu e-maili, aby były one bardziej profesjonalne i zrozumiałe dla anglojęzycznych odbiorców. Współpraca z native speakerem lub coachem językowym to także świetna okazja do nauki i poszerzania słownictwa, rozwijania stylu oraz zrozumienia kontekstów kulturowych, które są kluczowe w międzynarodowym środowisku pracy.
Konsultacja z native speakerem: Jeśli masz taką możliwość, poproś kogoś, kto mówi biegle po angielsku, aby przejrzał Twój e-mail."Could you please review this email and suggest any improvements?"
Nauka na błędach, zarówno własnych, jak i cudzych, jest kluczowym elementem rozwoju i doskonalenia umiejętności komunikacyjnych. Analizując swoje błędy, można zidentyfikować obszary wymagające poprawy i unikać powtarzania tych samych pomyłek w przyszłości. Korzystanie z feedbacku od innych, w szczególności bardziej zaawansowanego językowo współpracownika, native speakera lub trenera języka angielskiego, dostarcza cennych wskazówek dotyczących poprawnej pisowni, stylu oraz gramatyki. Obserwowanie i analizowanie błędów innych osób również jest wartościowe, ponieważ pozwala zrozumieć, jakie pułapki językowe czy stylistyczne mogą wystąpić, i jak ich unikać.
Regularne analizowanie maili, wyciąganie wniosków oraz notowanie w oddzielnym zeszycie zarówno swoich jak i cudzych błędów prowadzi do ciągłego doskonalenia umiejętności pisania. Ponadto, rozwijanie w sobie otwartości na krytykę i chęć uczenia się z doświadczeń, zarówno swoich, jak i innych, budują w nas postawę proaktywnego rozwoju, co jest nieodzownym elementem każdego postępu, w szczególności językowego. Zwracanie uwagi na poprawki i sugestie, pozwala nam unikać tych samych błędów w przyszłości.
Podsumownie
Opanowanie sztuki pisania profesjonalnych e-maili biznesowych w języku angielskim jest kluczowe dla skutecznej komunikacji i sukcesu we współczesnym środowisku pracy. Wdrożenie tych 10 sprawdzonych strategii pozwoli Ci upewnić się, że Twoje e-maile są jasne, zwięzłe i mają wpływ: używaj jasnych i konkretnych tematów, rozpoczynaj od uprzejmego powitania i wprowadzenia, przechodź od razu do sedna sprawy i pozostawaj skupiony, używaj punktów wypunktowanych dla lepszej czytelności, podawaj konkretne daty, liczby, nazwiska i szczegóły, unikaj niejasnych zwrotów i żargonu, dokładnie sprawdzaj i redaguj swoje e-maile, czytaj je na głos, aby wychwycić błędy, korzystaj z feedbacku od native speakerów oraz ucz się na własnych i cudzych błędach.
Te strategie nie tylko poprawiają klarowność i profesjonalizm Twoich e-maili, ale także budują silniejsze relacje i zwiększają wiarygodność w środowisku biznesowym. Stosując te techniki konsekwentnie, możesz skuteczniej komunikować się, unikać nieporozumień i łatwiej osiągać swoje cele zawodowe. Pamiętaj, że dobrze przygotowany e-mail może znacząco wpłynąć na odbiór Twojego przekazu i podjęcie odpowiednich działań, więc warto poświęcić czas na doskonalenie swoich umiejętności i zadbać, aby każda wiadomość była jak najlepsza.
Zastrzeżenie: Oczywiście jak to bywa z większością reguł, trzeba pamiętać, że powyższe rady warto stosować dostosowując je do konkretnych sytuacji. Może zdarzyć się, że w niektórych przypadkach jak np. korespondencja prawnicza bardziej odpowiednie będą bardziej wyszukane zwroty i sformułowania, a także bardziej formalne słownictwo.
Inne artykuły, które mogą Cię zainteresować:
12 sprawdzonych strategii jak pisać profesjonalne emaile biznesowe w języku angielskim - część 1
Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku - Pytania i odpowiedzi [Przykłady]
Jak skutecznie poprawić znajomość Business English? - część 1
Jak skutecznie poprawić znajomość Business English? - część 2
5 sposobów jak skuteczniej uczyć się języka angielskiego.
Trener, coach, założycielka Language Empire, od 19 lat prowadzi szkolenia, warsztaty, a także konsultacje indywidualne z języka angielskiego biznesowego i ogólnego. Jej pasją jest zdobywanie i przekazywanie wiedzy, ale uważa, że jedynie wiedza przekuta w praktykę jest warta naszego czasu.