Badanie potrzeb szkoleniowych jest pierwszym i niezwykle ważnym elementem każdego projektu związanego z organizacją szkolenia, ponieważ na tej podstawie przygotowuje się program szkolenia. Aby szkolenie przyniosło oczekiwane efekty niezbędny jest właściwie przygotowany program szkolenia, który w 100% odpowiada na potrzeby pracowników firmy.
Badanie potrzeb szkoleniowych, zarówno od strony działu HR jak i od strony firmy szkoleniowej, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu szkoleniowego. Aby analiza potrzeb szkoleniowych doprowadziła do zorganizowania skutecznego szkolenia, do jej głównych celów należą:
Podstawowym celem badania potrzeb szkoleniowych jest zdiagnozowanie rozbieżności w poziomie kompetencji między stanem obecnym, a pożądanym wśród potencjalnych uczestników. Badane potrzeby interpretowane są tu jako cele, w których osiągnięciu ma pomóc szkolenie. Warto pamiętać, że rozwiązanie problemów firmy nie musi zostać zrealizowane poprzez realizację szkolenia. Zawsze warto zadać sobie pytanie, czy szkolenie rzeczywiście pomoże rozwiązać problemy firmy. Odpowiedź na to pytanie powinno nam dać prawidłowo przeprowadzone badanie potrzeb szkoleniowych. Jednak jeśli zostanie ono przeprowadzone w niewłaściwy sposób lub nie zostanie przeprowadzone wcale to zorganizowane szkolenie będzie zupełnie nieskuteczne.
Prawidłowo przeprowadzona analiza potrzeb szkoleniowych składa się z dwóch etapów: pierwszy etap przeprowadza dział HR, a drugi firma szkoleniowa. Każdy z tych etapów jest tak samo ważny. Dział HR najczęściej jako pierwszy dowiaduje się o potrzebach pracowników firmy i zastanawia się jak te potrzeby wpisują się w działalność firmy, a także co zrobić, żeby te potrzeby zrealizować, jeśli rzeczywiście są uzasadnione. W przypadku szkoleń językowych często jest tak, że pracownicy stopniowo zauważają, że ich umiejętności wyniesione ze szkoły czy studiów nie przystają do realiów biznesowych, co niestety wpływa negatywnie na ich efektywność w pracy, a także wizerunek firmy.
Najpowszechniejszym błędem, które popełniają firmy, które planują przeprowadzić szkolenia swoich pracowników, jest całkowite pomijanie pierwszego, drugiego i trzeciego etapu badania potrzeb szkoleniowych. Niestety brak określenia problemów, z którymi zmaga się przedsiębiorstwo, może skutkować przeprowadzeniem szkoleń z zakresu, który nie wpłynie w jakikolwiek sposób na rozwiązanie problemów firmy. Ponadto, niezbędna jest również analiza wewnątrz przedsiębiorstwa, czy zidentyfikowane problemy mogą być rzeczywiście rozwiązane przez organizację szkoleń z wybranego zakresu tematycznego. Dopiero na tym etapie możliwe jest określenie rzeczywistych potrzeb szkoleniowych firmy, które są oparte na solidnej analizie sytuacji wewnętrznej firmy. W następnej kolejności można zawęzić zakres tematyczny planowanego szkolenia, a także wybrać grupę docelową, która weźmie udział w szkoleniu. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto zastanowić się, które osoby po nabyciu wyznaczonych kompetencji przyczynią się w największym stopniu do realizacji celów firmy. Każdy etap powinien zostać przeprowadzony z należytą starannością, ponieważ wszystkie etapy są ze sobą ściśle związane i każdy z nich ma bezpośredni wpływ na kolejny. Poprawne ukończenie wszystkich etapów badania potrzeb szkoleniowych firmy wpływa na skuteczność projektu szkoleniowego.
Jeśli firma zdecyduje się wesprzeć swoich pracowników w zakresie rozwoju umiejętności językowych, dział HR przeprowadza identyfikację problemów firmy, a następnie weryfikuje, czy te problemy wynikają z braków językowych wśród pracowników. Jeśli odpowiedź na to pytanie będzie twierdząca to następnie należy określić potrzeby szkoleniowe danej organizacji i ustalić zakres kompetencji językowych, które chcielibyśmy rozwinąć u naszych pracowników. W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem problemów bedzie regularny kurs językowy zaplanowany na kilka lat, a innym przypadku wystarczy kilku lub kilkunastogodzinny wartsztat językowy rozwijający konkretne słownictwo z wybranego obszaru biznesowego. Wcześniejsze ustalenia warto konsultować z potencjalnymi uczestnikami szkolenia, aby w końcu ustalić listę uczestników, kórzy wezmą udział w szkoleniu. W porozumieniu z pracownikami dział HR ustala oczekiwaną częstotliwość zajęć językowych, a także optymalną długość jednej jednostki lekcyjnej. Określany jest także wstępny poziom językowy, a także rodzaj języka, którego chcieliby się uczyć pracownicy. W zależności od potrzeb pracownicy mogą uczyć się języka angielskiego ogólnego lub języka angielskiego biznesowego. Część firm ma bardzo specjalistyczne potrzeby językowe, dlatego w ich przypadku sprawdza się język specjalistyczny np. English for HR, English for Finance, English for Executives. Decyzja o wyborze konkretnego rodzaju języka najczęściej zapada właśnie na tym etapie.
Firma szkoleniowa, która została wybrana do przeprowadzenia szkolenia, zazwyczaj przeprowadza swoją własną analizę potrzeb szkoleniowych dla każdej firmy oddzielnie. Opiera się ona oczywiście na zaleceniach przygotowanch przez dział HR na pierwszym etapie, jednak zaleca się zweryfikowanie wszystkich wstępnych założeń dotyczących szkolenia, ponieważ rzeczywisty poziom językowy, a także rzeczywiste potrzeby uczestników mogą się różnić się od teoretycznych założeń. Ten etap jest najczęściej bardziej szczegółowy i wymaga więcej czasu, ponieważ w celu przygotowania właściwego programu szkolenia niezbędna jest bardzo gruntowna praktyczna analiza potrzeb oparta na rozmowach z przyszłymi uczestnikami, a także testach poziomujących. Jest ona przeprowadzana przez metodyka firmy szkoleniowej wraz z trenerem, który będzie prowadził szkolenie, a także przy bieżacym wsparciu działu HR firmy-klienta.
Zarówno metodyk jak i trener powinni pamiętać, że uczestnicy szkolenia mogli mieć obawy przed podaniem działowi HR swojego rzeczywistego poziomu językowego. Jest to najczęstsza nieścisłość pojawiająca się w na tym etapie, która często wynika z obaw przez oceną przełożonych. Z tego powodu warto przeprowadzić bardzo dokładną ocenę poziomu językowego przyszłych uczestników. Podobne założenie powinniśmy zrobić przy weryfikacji wszystkich innych informacji dotyczących potrzeb uczestników, które otrzymaliśmy od działu HR. Ponadto, analizę potrzeb uczestników warto jest wykonywać na bieżąco, a przynajmniej co trzy miesiące, aby móc dostosować się do potrzeb uczestników szkolenia, które mogą się zmieniać bardzo dynamicznie. Warto pamiętać, że jako organizator szkolenia firma szkoleniowa jest odpowiedzialna za dostarczenie szkolenia, które jak najlepiej spełnia oczekiwania uczestników, a w rezultacie poprawia wyniki finansowe firmy.
Podsumowując, jeśli naszym zadaniem jest zorganizowanie szkolenia dla pracowników firmy to niezbędnym elementem tego procesu będzie przeprowadzenie rzetelnego badania potrzeb szkoleniowych firmy. Aby ten etap projektu został poprawnie zorganizowany należy pamiętać, że podczas analizy potrzeb szkoleniowych firmy należy postępować według zasady „od ogółu do szczegółu”. Mianowicie najpierw skupiamy się na ogólnych wyzwaniach firmy, następnie działu, w dalszej kolejności przechodzimy do potrzeb poszczególnych pracowników, którzy wezmą udział w planowanym szkoleniu.
Inne artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Jak skutecznie poprawić znajomość Business English? - część 1
Jak skutecznie poprawić znajomość Business English? - część 2
5 sposobów jak skuteczniej uczyć się języka angielskiego.
Jak sprawdzić znajomość języka angielskiego na rozmowie kwalifikacyjnej?
Trener, coach, założycielka Language Empire, od 15 lat prowadzi szkolenia, warsztaty, a także konsultacje indywidualne z języka angielskiego biznesowego i ogólnego. Jej pasją jest zdobywanie i przekazywanie wiedzy, ale uważa, że jedynie wiedza przekuta w praktykę jest warta naszego czasu.